mkt-55_blogimage_bestpractices

Cách tốt nhất để thành công với hệ thống phân tích kinh doanh – BI (Business Intelligence)

Như ta đã biết, hệ thống phân tích kinh doanh thông minh (BI) không chỉ là phần mềm. Để triển khai thành công hệ thống BI, doanh nghiệp cần phải có quy trình và cơ sở hạ tầng tốt bên cạnh việc lựa chọn đúng úng dụng phân tích kinh doanh thông minh (BI tools).

Tuy nhiên, rất nhiều dự án triển khai hệ thống phân tích kinh doanh thông minh BI lại gặp thất bại. Theo báo cáo năm 2011 từ hãng nghiên cứu và tư vấn công nghệ thông tin Gartner thì 70-80% các dự án BI bị thất bại.

Để hạn chế điều này, sau đây là một số phương pháp tốt mà một tổ chức nên thực hiện khi họ định hình chiến lượt cho phân tích kinh doanh thông minh:

1. Quyết định xem doanh nghiệp của bạn có thật sự cần hệ thống phân tích kinh doanh thông minh – BI:

Có rất nhiều quảng cáo cường điều hóa xung quanh “phân tích kinh doanh thông minh” (BI), và rất nhiều doanh nghiệp đã sai lầm khi đầu tư rất nhiều tiền vào công nghệ chỉ bởi vì họ nghĩ họ cần nó. Thay vào đó, các tổ chức phải xác định rõ ngay từ đầu là hộ cần cái gì và hệ thống “phân tích kinh doanh thông minh” (BI) giải quyết vấn đề gì mà doanh nghiệp đang gặp phải.

Theo công ty nghiên cứu và tư vấn công nghệ Gartner, một trong những lý do hàng đầu cho sự thất bại trong triển khai “phân tích kinh doanh thông minh” (BI) chính là  rất nhiều tổ chức cho rằng họ cần hệ thống đó, hơn là thật sự hiểu nhu cầu của hoạt động kinh doanh.

Xác định cái gì yêu cầu thiết yếu của hoạt động kinh doanh là bước đầu tiên cần làm. Và quan trọng là để cho phòng IT và các bộ phận kinh doanh ngồi lại với nhau để liệt kê ra các yêu cầu và quyết định xem “phân tích kinh doanh thông minh” (BI) có thể hay không và bằng cách nào  có thể đáp ứng được nhu cầu đó. Và đồng thời xác định luôn là “phân tích kinh doanh thông minh” (BI) hay một phần mềm ứng dụng khác là cần thiết.

2. Chuẩn hóa hệ thống và quy trình

Kể cả khi “phân tích kinh doanh thông minh” (BI) được hoàn thành và tất cả các thành phần đã được cài đặt và xây dựng, điều đó không đồng nghĩa với việc tổ chức sẽ lấy được nhiều nhất từ tiền đầu tư  cho dự án.

Một lý do mà các doanh nghiệp sẽ gặp phải thách thức là họ sử dụng nhiều hệ thống và ứng dụng khách nhau. Điều đó làm khó khăn cho việc có một bức tranh tổng thể về hệ thống công nghệ thông tin của công ty và một “single version of Truth” – một phiên bản dữ liệu chung phản ánh đúng sự thật, thứ là có tính quyết định đến thành công của dự án “phân tích kinh doanh thông minh” (BI).

Theo khảo sát về quản lý thông tin, BI và phân tích dữ liệu của tuần báo “information week”, chỉ có 35% các tổ chức đã chuẩn hóa theo một hay một vài sản phẩm BI trong cả công ty. Phần còn lại sử dụng nhều phần mềm và hệ thống khác nhạu cho các bộ phận kinh doanh khác nhau. Tuy nhiên, một dự án “phân tích kinh doanh thông minh” (BI) thành công nên xuất phát từ trên xuống, với sự chuẩn hóa về công cụ và quy trình mà phù hợp với tất cả các phòng ban. Nó giúp cho cả công ty tham gia ngay từ ban đầu, để cho đóng góp của mọi người đều được xem xét.

3. Tập trung vào độ khả dụng

Khi đánh giá một phần mềm, điều tối quan trọng là phải chú ý đến việc dễ sử dụng của hệ thống đối với người sẽ sử dụng nó hằng ngày. Nhân viên, người quản lý và các thành phần khác từ phía kinh doanh đang ngày càng dùng nhiều các công cụ phân tích dữ liệu – BI tool mà không cần sự giúp đỡ của chuyên gia IT, phân tích dữ liệu.

Phần mềm có chức năng tự phục vụ và khả năng hiển thị thông tin và báo cáo theo cách mà người bình thường trong bộ phận kinh doanh có thể hiểu được. Một lần nữa, đây là điểm cho thấy rằng các góp ý từ mọi người trong quá trình lên kế hoạch là cần thiết.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần thực hiện huấn luyện nhân viên để họ có thể tận dụng và lấy được nhiều giá trị nhất từ công cụ đã được lựa chọn. Nếu công ty chỉ đơn giản cấp quyền truy cập cho người thường lấy mọi thông tin từ các bảng tính, thì họ sẽ không thấy được nhiều giá trị từ các công cụ BI.

4. Chuẩn bị dữ liệu sẵn sàng

Một phân tích tốt xuất phát từ dữ liệu tốt. Khi hỏi cái gì là rào cản lớn nhất cho sự thành công của quá trình xậy dựng “phân tích kinh doanh thông minh” (BI), 59% người trả lời trong khảo sát về quản lý thông tin, BI và phân tích dữ liệu của tuần báo “information week” cho rằng đó là vấn đề về chất lượng dữ liệu.

Xây dựng một kế hoạch cho việc phát triển “phân tích kinh doanh thông minh” (BI) cần nhiều hơn là quyết định dùng một phần mềm nào. Phần quan trọng là tìm ra phương án để đảm bảo chất lượng của dữ liệu. Một doanh nghiệp phải nhìn vào dữ liệu mình có hoặc có khả năng lấy được, và quyết định cái họ cần và cách nào đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu.

Theo như nghiên cứu của Aberdeen, chất lượng của dữ liệu cần phải được xử lý đầu tiên, trước khi bất kỳ hành động nào cần tính đến. Những công ty thành công ty thành công nhất vơi “phân tích kinh doanh thông minh” (BI) là những công ty đầu tư cho công cụ và quy trình đảm bảo mọi thông tin được ghi lại là chính xác và hoàn thiện. Quản lý quy trình phải được sử dụng để tránh việc dữ liệu trùng lặp và đảm bảo các dữ liệu cũ, lỗi thời và không còn phù hợp được xóa bỏ.

 

 

Hai thẻ thay đổi nội dung bên dưới.

duongnguyen

Business Intelligence Manager của Công ty cổ phần dịch vụ Giao Hàng Nhanh
Looking insight and figuring out any great stories we can tell from data, then seeking a sough decision for business management is my passion!
Be the first to comment

Trả lời

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *