phương pháp thuyết trình đồng hồ cát

Phương pháp thuyết trình đạt hiệu quả trong môi trường kinh doanh!

Đa số các bạn nhảy vào phân tích dữ liệu ngay, trước khi bạn lên kế hoạch và mục tiêu của dự án phân tích dữ liệu. (xem thêm về lên kế hoạch phân tích dự liệu tại đây) Và cũng tương tự như vậy, bạn có thể nhảy vào làm slide cho một buổi thuyết trình trong môi trường kinh doanh trước khi bạn lên kế hoạch cho thuyết trình đó. Và tất nhiên bạn sẽ kết quả là tốn rất nhiều thời gian cho slide mà không đạt được kết quả tốt nhất.

Một cấu trúc tổng quát cho bài thuyết trình của bạn là một chiếc đồng hồ cát có thân giữa dài. Nó sẽ là một chiếc đồng hồ cát vì bạn sẽ bắt đầu buổi thuyết trình với một bức tranh lớn, rồi đi vào chi tiết, và quay lại với bức tranh lớn ở cuối bài thuyết trình của bạn.

Rất nhiều người quên quay lại bức tranh lớn khi kết thúc bài thuyết trình. Nhưng nó rất quan trong vì điều đầu tiên và cuối cùng bạn nói sẽ rất có thể là điều mà người nghe nhớ, và là điều để lại ấn tượng lâu nhất. Mô hình đồng hồ cát sẽ tận dụng được đặc điểm này bằng cách bao quanh dữ liệu chị tiết bạn trình bày bởi ý tưởng chung (motivating context), chứ không chỉ giới thiệu lúc ban đầu.

Đây là chi tiết cách mà mô hình “đồng hồ cát” sẽ hoạt động.

1. Tại sao? Vậy thì sao?

bức tranh chính bạn nên bắt đầu là tại sao người nghe của bạn quan tâm đến vấn đề kinh doanh bạn đang muốn giải quyết. Nhiệm vụ của người trình bày là trong vong 30-60 giây đầu tiên phải làm người nghe cảm thấy quan tâm đến việc giải quyết vấn đề cụ thể nào đó. Một cách hiệu quả để làm điều đó là dùng những yếu tố lôi cuốn trong kể chuyện để mở đầu buổi nói chuyện. Các yếu tố có thể là các câu trích dẫn hay, một bức ảnh xúc động, hoặc một câu chuyện cụ thể liên quan đến vấn đề bạn muốn giải quyết để lôi cuốn người nghe bằng cảm xúc và động lục thôi thúc từ bên trong.

Tạo sự hứng thú cho người nghe là rất quan trọng, đôi khi là rất cần thiết. Một vài người cho rằng câu hỏi “vậy thì sao?” quan trọng hơn câu hỏi “cái gì?”

mo-hinh-dong-ho-cat2. Việc tiếp theo bạn cần làm là trình bày đề xuất giải quyết vấn đề kinh doanh của bạn trong định dạng S.M.A.R.T :
  • S: (Specific) cụ thể;
  • M: (Measurable) có thể đo lường được;
  • A: (Attainable) có thể lấy được;
  • R: (Relevant) tương thích và
  • T: (Time-bound) có thời hạn nhất định.

Lịch làm việc của các nhà quản lí thường rất eo hẹp, và thời gian cho phần trình bày của bạn sẽ bắt đầu ngay khi người tham dự bước vào phòng hội thảo. Vậy nên cần trình bày đề xuất chính ngay trong phần đầu của buổi thuyết trình

3. Sau khi đưa ra đề xuất tổng quan, bạn cần tóm tắt các ý chính bạn định trình bay để hỗ trợ cho đề xuất của bạn trong phần “agenda”. Khi đã đưa ra đề xuất giải pháp chính cho vấn đề, cùng với dàn ý chính cho giải pháp đó, bạn đã sẳn sàng cho phần trình bày chi tiết.
4. Phần chi tiết là nơi bạn có thể đưa ra các dẫn chứng bạn đã tổ chức một cách kỹ lưỡng trong quá trình xử lí sắp xếp ý tưởng. Sau khi chinh phục và làm người nghe trầm trồ bằng các dẫn chứng, có 2 phần nữa cho tới kết luận cuối cùng.
5. Lúc này bạn phải liên kết các dẫn chứng tới đề xuất giait pháp S.M.A.R.T của bạn
 6.Sau đó bạn lùi lại với bức tranh tổng thể bằng cách phát biểu một cách rõ ràng những lợi ích mà đề xuất của bạn có thể mang lại cho các nhà quản lí nếu họ làm theo.
7. Cuối cùng là tái kích thích động lực và nhu cầu của người nghe bằng các yếu tố mang tính kể chuyện một lần nữa. Tốt nhất những yếu tố này liên kết chặt chẽ với những phương pháp mở đầu. Hãy cố gắng dùng các phương pháp mang lại cảm xúc tích cực mạnh mẽ.

Có thể bạn sẽ thắc mắc là bạn sẽ phải trình bày các cách bạn đã xử lý các thử thách có thể đối với đề nghị của mình ở đâu? Tất nhiên là bạn nên chuẩn bị kỹ để trả lời các khó khăn cạm bẫy không ngờ tới, lý giải cho các giả định trong đề nghị của bạn. Và bạn nên để chúng trong phần phụ lục và trình bày trong lúc thảo luận khi người nghe yêu cầu. Để các slide này ngoài phần trình bày chính để không ảnh hưởng tới mạch logic của bài thuyết trình.

Ngoài ra bạn có thể chuẩn bị tài liệu chi tiết về nghiên cứu phân tích của bạn trong một bản thảo in sẳn. Những tài liệu chỉ nên gửi đến người nghe sau khi trình bày hết nội dung chính để giảm sự phân tâm trong quá trình thuyết trình.

Đó là những ý chính để bạn có thể trình bày tốt một đề xuất giải pháp trong kinh doanh. Chúc may mắn.

— Theo www.coursera.org – Data Visualization and Communication with tableau

 

Hai thẻ thay đổi nội dung bên dưới.

duongnguyen

Business Intelligence Manager của Công ty cổ phần dịch vụ Giao Hàng Nhanh
Looking insight and figuring out any great stories we can tell from data, then seeking a sough decision for business management is my passion!
Be the first to comment

Trả lời

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *